Immer diese überteuerten Werbefuzzis

Der Montag ist schlimm.
Gnadenlos und viel zu weit weg vom geliebten Freitag, schlägt er morgens um sechs mit voller Realität ein. Nachdem wir uns in die sanften, schläfrigen Hände des Wochenendes begeben haben, werden wir Ihnen auch blitzartig wieder entrissen. Man gewöhnt sich dran.

Aber dann gibt es auch den besonders unfreundlichen Montag – gestern zum Beispiel.
Irgendwann viel zu früh im Büro, als ich am Lebenselixier Kaffee nippte und versuchte wieder ins Leben zu finden, klingelt das Telefon: ein aufgebrachter Kunde möchte über eine Rechnung diskutieren.
Montag ist Schontag, weiß er das denn nicht?
Egal, als Dienstleister gehört es ja praktisch zum guten Ton sich immer erklären zu müssen.

Wenn man nach Zeit bezahlt wird, birgt das offensichtlich besonders viel Konfliktpotenzial. Denn es kommt immer mal wieder vor, dass wir unsere Rechnungen erklären müssen. Dabei sind es oftmals dieselben Fauxpas, die eine hohe Rechnung erst entstehen lassen.

Aber spulen wir etwas vor zu dem Tag, als das Projekt seine vagen Umrisse langsam annahm.
Eine Vertreterin des Unternehmens hatte uns angerufen und gesagt, dass sie ein Plakat für das Unternehmen bräuchte – Das war‘s, mehr wusste sie nicht. Rückfragen von uns werden mit „keine genaue Vorstellung“ oder „keine Ahnung“ beantwortet.
Wir wurden also beauftragt mit einem Projekt „Plakat“, zu dem wir keinerlei weitere Informationen bekommen hatten. Bei der Fülle an verschiedenen Formen von Plakaten, die es im Werbeuniversum gibt, könnt Ihr Euch vorstellen, dass uns dieser Auftrag ein wenig verwirrt hat.
Relativ zeitnah machten wir uns an die Bearbeitung des mysteriösen Projektes, wir wussten ja nicht wann es fertig sein sollte, also lieber früh als spät.
Die Bearbeitung sah dann wie folgt aus: Immer, wenn wir dachten wir sind fertig rief uns die Vertreterin an, um uns diverse Änderungen und neue Angaben durchzugeben. Insgesamt vier Mal.

Wir, die von einer gewissen Kommunikation und Absprachen im Unternehmen ausgehen, können solche Änderungen natürlich nicht absehen. Ich meine, wir sind zwar gut, aber Hellsehen zählt leider nicht zu unseren Kernkompetenzen. Es ist auch wirklich kein Mythos, dass Werbeagenturen nach Zeit bezahlt werden. Es ist wahrhaftig so. Und so entstehen dann hohe Rechnungen. Ärgerlich.

Solche Situationen führen leider immer wieder zu Unzufriedenheit und unnötigen Diskussionen, sowohl seitens der Agentur als auch seitens des Kunden. Dabei kann man bares Geld und die Nerven von vielen Menschen sparen, wenn man anständige Briefings macht. Das Endergebnis eines externen Dienstleisters kann nur so gut sein wie das Briefing des Auftraggebers. Es ist das Fundament der Zusammenarbeit.
Daher möchten wir heute aufzeigen, welche Komponenten ein erfolgreiches Briefing enthalten sollte:

Bevor man an die Agentur herantritt und ihr einen Auftrag übergibt, müssen zunächst intern alle wichtigen Fragen geklärt werden. Vergesst nicht: Agenturen arbeiten nach Zeit. Wenn Ihr Euch noch unsicher seid wartet lieber noch mit der Beauftragung, bis alle Unsicherheiten und Inhalte geklärt sind.

  1. Wurden intern alle Fragen abgeklärt, dann kann das Projekt an die Agentur übergeben werden. Dabei sollte man darauf achten, dass man alle Wünsche klar formuliert und den Dienstleister mit allen wichtigen Informationen versorg, dass spart Ihnen bares Geld. Habt Ihr schon konkrete Vorstellungen? Noch besser, immer her damit! Wir machen etwas Schönes draus oder sagen offen und ehrlich warum etwas „weniger“ gut oder „unpassend“ ist.
  2. Das Briefing sollte am besten persönlich per Telefon erfolgen, im Optimalfall in Kombination mit einer E-Mail. So kann der Dienstleister Fragen direkt klären und sich bei der Bearbeitung an der E-Mail orientieren.
  3. Versucht unnötige Korrekturen möglichst zu vermeiden, denn das führt auch zu unnötigen Kosten. Besonders fatal sind verhältnismäßig viele „Try-Outs“, also Änderungen, die nur gemacht werden, um zu sehen wie etwas aussieht. Natürlich ist das manchmal notwendig, wir hatten allerdings mal eine Kundin, die mehrere dieser „Try-Outs“ sehen wollte – dementsprechend sah dann auch die Rechnung aus. Genauso unproduktiv sind unsorgfältige Korrekturen. Nehmt Euch die Zeit, um das Korrekturdokument eingehend zu sichten und korrigiert dann alle Fehler möglichst in ein bis zwei Durchgängen, anstatt das Dokument immer wieder rumzuschicken, weil immer wieder was auffällt.

Für ein gutes Briefing muss man also zunächst wissen, was genau man überhaupt braucht oder möchte und dann benötigt man noch eine gewisse Vorarbeit.
Wesentliche Angaben, die ein Briefing haben sollte sind:

  1.  Die Rahmenbedingungen: Wie hoch ist das Budget und wann soll das Projekt fertig werden?
  2. Zielgruppe: Welche Zielgruppe soll das Projekt ansprechen: Kinder, Erwachsene, Frauen oder Männer? Oder ist es für eine bestimmte Location/Event?
  3. Relevante Angaben: Konkrete Ideen? Immer her damit! Welche Maße und welches Motiv möchte man haben? Einfach alle Angaben, die zur Realisierung des Projektes nötig und hilfreich sind.
  4. Besonderheiten: Gibt es irgendwelche besonderen Farben oder Materialien, die für das Projekt verwendet werden sollen?

Selbstverständlich sind wir alle auch nur Menschen und vergessen im Trubel des Alltags hin und wieder mal Termine und Fristen. Kein Problem! Auch Schnellschüsse bearbeiten wir gerne. Allerdings sind genau in solchen Fällen ein gutes Briefing und die Kommunikation von Ideen und Wünschen besonders wichtig, damit alles schnell gehen kann und pünktlich beim Kunden ankommt.
Ihr seht, es gibt einige Stolperfallen beim Beauftragen von Projekten, die einen durchaus Geld kosten können. Wenn man sich aber im Vorfeld Gedanken gemacht hat, was genau man überhaupt haben möchte und es schafft, das klar zu kommunizieren, braucht man das Ende einer Rechnung nicht zu fürchten und die Werbefuzzis sind auch gar nicht mehr so teuer 😉

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